Team Italy - Glossary

Bold text denotes glossary definitions.

• accessibilità
  • s., La possibilità di disporre e di utilizzare l’informazione.
• accessione
  • v., Accettare la custodia legale e fisica di un complesso di documenti archivistici e documentarla in un registro.
  • s., Un complesso di documenti archivistici accettato formalmente in custodia come unitario in un singolo momento.
• accesso
  • s., Il diritto, l'opportunità o gli strumenti per trovare o usare documenti e/o informazioni.
• accuratezza
  • s., Il grado in cui dati, informazioni, documenti sono precisi, corretti, attendibili, privi di errori o distorsioni e pertinenti all'argomento.
• acquisire
  • v., Registrare o salvare (vale a dire fissare, in un tipo di memorizzazione non volatile, in modo stabile dal punto di vista sintattico su un supporto digitale) una particolare istanza o stato di un oggetto digitale.
• acquisire documenti
  • v., Registrare e salvare (vale a dire fissare, in un tipo di memorizzazione non volatile, in modo stabile dal punto di vista sintattico su un supporto digitale) istanze particolari di documenti provenienti dall’esterno o di documenti posti in essere all’interno del sistema di gestione documentale dal soggetto produttore dell’archivio nell’ambiente di creazione dei documenti, in accordo con le specifiche proprie del soggetto produttore per quanto riguarda il complesso delle sue funzioni, le sue procedure documentarie e i suoi diritti di accesso in relazione alla creazione dei documenti. (See Also: archiviare, individuare documenti di archivio, produrre documenti, produzione del documento, produzione documentaria, )
• acquisizione
  • s., L’azione di registrare o salvare una particolare istanza di un oggetto digitale.
• affidabilità
  • s., L’attendibilità di un documento come attestazione di un fatto. Sussiste quando un documento è in grado di stare in luogo del fatto che rappresenta, ed è riconosciuta attraverso l’esame della completezza della forma del documento e dell’insieme dei controlli esercitati durante il suo processo di formazione
• aggregazione archivistica
  • s., Il complesso dei documenti archivistici che fanno parte di una unità archivistica di aggregazione di cui si compone un'unità descrittiva costituita da più documenti di archivio.
• allegato
  • s., Un documento che, essendo fisicamente collegato a un documento archivistico da un atto, diventa parte di quel documento archivistico. (See Also: allegato all'e-mail, )
• allegato all'e-mail
  • s., Un file allegato a un messaggio e-mail e trasmesso mediante questo. Il file allegato può essere di qualunque tipo. (See Also: allegato, e-mail, )
• analisi forense dei documenti digitali
  • s., L'identificazione di documenti fra tutti gli oggetti digitali prodotti da sistemi digitali complessi, e la determinazione della loro autenticità.
• analisi forense digitale
  • s., L'uso di metodi scientificamente derivati e provati per la conservazione, raccolta, validazione, identificazione, analisi, interpretazione, documentazione e presentazione di prove digitali derivate da fonti digitali con lo scopo di facilitare o favorire la ricostruzione di eventi ritenuti criminali, o per aiutare a prevenire azioni non autorizzate che [dimostrino di essere] siano di ostacolo a operazioni pianificate.
• analogico
  • a., La rappresentazione di un oggetto o di un processo fisico mediante l'uso di segnali elettronici rappresentabili con variabili continue continuamente variabili o di strutture/pattern modelli meccanici. Contrariamente alla rappresentazione codificata digitalmente di un oggetto o di un processo fisico, una rappresentazione analogica è simile all'originale. (See Also: digitale, )
• applicazione
  • s., Programma informatico che permette all'utente di elaborare di ati o eseguire i calcoli necessari per raggiungere un risultato desiderato, in contrapposizione al sistema operativo progettato per controllare l'hardware e fare funzionare tutti gli altri programmi.
• archiviare
  • v., Salvare offline dati, documenti e documenti archivistici digitali, di solito quelli non correnti.
• archiviare
  • v., collocare un documento formato o ricevuto tra i documenti che appartengono allo stesso procedimento/affare o si riferiscono alla stessa persona o argomento, così che possa essere recuperato per ulteriori azioni o per consultazione
• archiviare
  • v., Dichiarare un documento come appartenente all’archivio e conservarlo per consultazione o uso futuro, generalmente in un sistema di tenuta dell’archivio. (See Also: acquisire documenti, formazione dell'archivio, individuare documenti di archivio, produrre documenti, produzione del documento, produzione documentaria, )
• archivio
  • s., [fondo (archivistico)] L'insieme di documenti formati e ricevuti e conservati da una persona fisica o giuridica o da un’organizzazione nello svolgimento delle proprie attività. [luogo] Un luogo dove i documenti selezionati per la conservazione permanente sono conservati. [istituzione] Un ente o istituzione responsabile della conservazione e dell’acceso ai documenti selezionati per la conservazione permanente.
• archivistica
  • s., Un corpus sistematico di conoscenze a supporto delle attività pratiche finalizzate a selezionare, acquisire, validare, conservare e fornire accesso a materiali documentari.
• attendibilità
  • s., L’accuratezza, affidabilità e autenticità di un documento
• attività
  • s., Una serie di atti finalizzati a un obiettivo specifico. (See Also: funzione, )
• atto
  • s., Il consapevole esercizio di volontà di una persona fisica o giuridica finalizzato a creare, mantenere, modificare o estinguere situazioni giuridiche. Si veda anche: AZIONE.
• attributo
  • s., Una caratteristica che identifica univocamente un documento o un suo elemento.
• attributo di un documento
  • s., [diplomatica] Una caratteristica definita di un documento o di un suo elemento (per esempio il nome dell’autore).
• autenticare
  • v., Affermare, o verbalmente o per iscritto oppure mediante apposizione di un sigillo, che un entità è quello che dichiara di essere, dopo aver proceduto alla verifica della sua identità.
• autenticazione
  • s., La dichiarazione dell'autenticità di un documento in un momento specifico del tempo effettuata da una persona giuridica dotata dell'autorità di dichiararla (es: pubblico ufficiale, notaio, autorità certificatrice) (See Also: autenticazione, certificato di autenticità, condizione di autenticità, valutazione di autenticità, )
• autenticità
  • s., L'attendibilità di un documento in quanto tale; cioè la sua qualità di essere ciò che dichiara e di non essere alterato o corrotto (See Also: autenticità, condizione di autenticità, presunzione di autenticità, requisiti di autenticità benchmark, requisiti minimi di autenticità, valutazione di autenticità, )
• autore
  • s., La persona fisica o giuridica che ha l’autorità e la capacità giuridica di emettere il documento o nel cui nome o per la cui disposizione il documento archivistico è stato emesso
• autorità
  • s., Il diritto o l'autorizzazione ad agire legalmente per conto di un altro; più precisamente, il potere di una persona di incidere sulle relazioni giuridiche di un'altra persona tramite atti condotti in accordo con la manifestazione di volontà di quest'ultima il potere delegato dal responsabile a un suo rappresentante.
• backup
  • s., Produrre copia di un file di dati allo scopo di recuperare il sistema.
• base di dati
  • s., Una raccolta di (unità) insieme di dati e dei collegamenti che sussistono fra di loro, strutturati in modo tale da permetterne l’accesso, l’ aggiornamento, la cancellazione e l’estrazione da parte di un certo numero di differenti programmi applicativi o linguaggi di interrogazione.
• base di dati gestionale
  • s., Una base di dati che contiene e gestisce dati per un sistema informativo, distinto dalle componenti di presentazione o di interfaccia di quel sistema informativo.
• bit
  • s., La più piccola unità di dati (rappresentata con 0 o 1) che un computer può contenere nella sua memoria. Sin.: bit binario. Vedere anche: bitmap, bitstream, byte, bytestream, parity bit. (See Also: bitmap, bitstream, byte stream, )
• bitmap
  • s., Una rappresentazione digitale costituita di punti sistemati in file e colonne, ognuno dei quali rappresentato da un singolo bit di dati che determina il valore di un pixel in un’immagine monocroma sullo schermo di un computer. In una scala di grigio o in un’immagine a colori, ogni punto è composto di un insieme di bit che determina i valori individuali di un gruppo di pixel i quali combinandosi creano l’impressione visiva di una specifica sfumatura o tonalità. Viene scritto anche “bit map”. (See Also: bit, )
• bitstream
  • s., Dati in formato digitale codificati in una sequenza non strutturata di bit in formato binario che sono trasmessi, immagazzinati o ricevuti come un’unità. (See Also: bit, byte stream, flusso di dati, )
• bozza/minuta
  • s., Un documento redatto a scopo di correzione.
• byte stream
  • s., Un bitstream nel quale i dati (bit in format binario) sono raggruppati in unità chiamate byte. (See Also: bitstream, flusso di dati, )
• caratteristica di un documento
  • s., [diplomatica] Una qualità che appartiene a tutti i documenti archivistici, come la forma documentaria fissa, il contenuto stabile, il vincolo archivistico con altri documenti interni o esterni al sistema, il contesto identificabile.
• catena di conservazione
  • s., Un sistema di controlli che si estende per l’interno ciclo di vita dei documenti allo scopo di assicurare nel tempo la loro identità ed integrità. (See Also: controllo amministrativo, controllo intellettuale, custode, custodia, custodia ininterrotta, )
• certificato di autenticità
  • s., La dichiarazione di un autore o conservatore che uno o più documenti digitali riprodotti o riproducibili siano autentici. Vedere anche: autenticare; autenticazione. (See Also: autenticare, autenticità, )
• cifratura
  • s., La conversione di un testo in chiaro in un testo cifrato per la trasmissione su una rete pubblica. (See Also: codifica, crittografia, )
• classificare
  • v., Ordinare in modo sistematico in gruppi o categorie seguendo criteri prestabiliti. (See Also: classificazione, codice di classificazione, titolario di classificazione, )
• classificazione
  • s., L'organizzazione sistematica dei documenti in classi e categorie in base a metodi, procedure, o convenzioni, rappresentata in un piano o in uno schema. (See Also: classificare, codice di classificazione, titolario di classificazione, )
• codice binario
  • s., Un codice composto dalle cifre 0 e 1, chiamate bit, trasmesse come una serie di impulsi elettrici (bit 0 per il voltaggio più basso e bit 1 per quello più alto). (See Also: codifica binaria, )
• codice di classificazione
  • s., Una serie di simboli alfabetici, numerici o alfanumerici usati per identificare il documento nel suo contesto documentario. (See Also: classificazione, documenti con indice di classificazione, titolario di classificazione, )
• codifica
  • s., La rappresentazione di simboli di un alfabeto mediante simboli o stringhe di simboli di un altro alfabeto. (See Also: cifratura, codifica analogica, codifica binaria, codifica di byte seriali, codifica digitale, )
• codifica analogica
  • s., L'uso di segnali elettronici rappresentabili con variabili continue continuamente variabili o di schemi/pattern modelli meccanici piuttosto che di valori numerici discreti (come quelli generati da un sistema digitale). (See Also: codice binario, codifica binaria, codifica digitale, )
• codifica binaria
  • s., Il processo di conversione dei dati in segnali elettrici ai fini di memorizzazione informatica e di elaborazioen. (See Also: codice binario, codifica, codifica analogica, codifica di byte seriali, codifica digitale, )
• codifica di byte seriali
  • s., Il processo di convertire il flusso di bit di un oggetto digitale in un flusso di byte. (See Also: codifica, codifica binaria, codifica digitale, )
• codifica digitale
  • s., L’uso di valori numerici discreti (come i valori del formato binario 0 e 1) al posto di uno spettro continuo di valori (come quelli generati da un sistema analogico). (See Also: codifica, codifica analogica, codifica binaria, codifica di byte seriali, digitale, )
• compatibilità
  • s., La capacità di differenti dispositivi o sistemi (ad esempio programmi, formati di file, protocolli, perfino linguaggi di programmazione) di operare in collaborazione o di scambiare dati senza apportare ad essi modifiche. (See Also: trasversale alle piattaforme, )
• compatibilità retroattiva
  • s., La capacità di un applicativo o di un sistema di condividere dati o operazioni con versioni precedenti o in alcuni casi con altre applicazioni o sistemi precedenti, in particolare con applicazioni o sistemi che intende sostituire. A volte la compatibilità retroattiva è limitata alla capacità di leggere i vecchi dati ma non viene estesa alla capacità di scrivere dati in un formato che possa essere letto da versioni precedenti. (See Also: conversione, )
• competenza
  • s., Una sfera di responsabilità funzionali riconosciute a una persona fisica o giuridica. (See Also: persona competente, persona giuridica, )
• completezza
  • s., La caratteristica di un documento riferita alla presenza al suo interno di tutti gli elementi che il suo produttore e l’ordinamento legale richiedono affinché esso abbia la capacità di generare effetti. Insieme alla caratteristica di essere primordiale e all’efficacia, è una qualità propria di un documento originale. (See Also: documento completo, documento originale, )
• componente analogica
  • s., Un oggetto analogico parte di uno o più documenti analogici che richiede un specifico intervento di conservazione. (See Also: analogico, documento analogico, )
• componente digitale
  • s., Un oggetto digitale che è parte di uno o più documenti digitali, e i metadati necessari per ordinare, strutturare o rendere espliciti il suo contenuto e la sua forma, che impongono un determinato intervento di conservazione. (See Also: componente analogica, )
• compressione
  • s., L’ iniziale o successiva codifica di dati in formato elettronico eseguita allo scopo di risparmiare risorse di memorizzazione o tempi di trasmissione.
• condizione di autenticità
  • s., La specificazione di elementi relativi alla forma e al contesto che hanno bisogno di essere conservati affinché si possa mantenere l’autenticità di un determinato tipo di documento di archivio in formato elettronico. (See Also: autenticazione, autenticità, presunzione di autenticità, requisiti di autenticità benchmark, requisiti minimi di autenticità, )
• conservazione
  • s., L’insieme di principi, politiche e strategie che controlla le attività volte ad assicurare la stabilizzazione fisica e tecnologica e la protezione del contenuto intellettuale dei materiali (dati o documenti)
• conservazione archivistica
  • s., La stabilizzazione fisica e tecnologica e la protezione del contenuto intellettuale dei documenti di archivio tesa ad assicurarne una catena di conservazione continua, duratura, stabile, costante ed ininterrotta senza un termine prestabilito. (See Also: conservazione digitale, conservazione permanente, )
• conservazione digitale
  • s., Il processo specifico di curare la tenuta di materiali digitali durante ed oltre differenti generazioni di tecnologie nel corso del tempo, indipendentemente da dove questi si trovino.
• conservazione permanente
  • s., La stabilizzazione fisica e tecnologica e la protezione del contenuto intellettuale di materiali (dati o documenti), tesa ad assicurarne una catena di conservazione duratura, stabile, continua, costante e ininterrotta, senza un termine prevedibile (See Also: catena di conservazione, )
• contenuto
  • s., Il messaggio contenuto nel corpo di un documento.
• contesto
  • s., L'ambiente in cui un documento è prodotto, usato e tenuto.
• contesto amministrativo
  • s., La struttura, le funzioni e le procedure che caratterizzano l’ambiente organizzativo nel quale si trova il soggetto produttore. (See Also: contesto di provenienza, contesto documentario, contesto giuridico-amministrativo, contesto tecnologico, )
• contesto di provenienza
  • s., Il soggetto produttore, il suo mandato, la sua struttura e le sue funzioni. (See Also: contesto amministrativo, contesto documentario, contesto giuridico-amministrativo, contesto tecnologico, )
• contesto documentario
  • s., Il fondo archivistico al quale appartiene il documento archivistico, e la sua struttura interna. (See Also: contesto amministrativo, contesto di provenienza, contesto giuridico-amministrativo, contesto tecnologico, )
• contesto giuridico-amministrativo
  • s., Il sistema giuridico e organizzativo al quale appartiene l’ente produttore. (See Also: contesto amministrativo, contesto di provenienza, contesto documentario, contesto tecnologico, )
• contesto tecnologico
  • s., Le caratteristiche dell’hardware, del software e delle altre componenti del sistema informatico nell’ambito del quale i documenti archivistici sono prodotti. (See Also: contesto amministrativo, contesto di provenienza, contesto documentario, contesto giuridico-amministrativo, )
• controllo amministrativo
  • s., 1. L’esercizio dell’autorità su tenuta, uso, destinazione finale e accessibilità dell’archivio corrente per portare avanti la funzione per la quale fu prodotto. (See Also: catena di conservazione, controllo intellettuale, custode, custodia, custodia ininterrotta, )
  • s., 2. Gli strumenti per individuare fisicamente il patrimonio dei centri di raccolta di documenti e delle istituzioni archivistiche attraverso elenchi e liste.
• controllo intellettuale
  • s., Il controllo stabilito sul materiale archivistico documentandone negli strumenti di ricerca la provenienza, l’ordinamento, la composizione, l’ambito, il contenuto informativo e le relazioni interne e esterne. (See Also: catena di conservazione, controllo amministrativo, custode, custodia, custodia ininterrotta, )
• conversione
  • s., Il processo mediante il quale un documento elettronico o un altro oggetto elettronico è trasformato da un formato, o dalla versione di un formato, in un altro. (See Also: compatibilità retroattiva, convertire documenti, migrazione con trasformazione, migrazione con trasformazione di documenti archivistici, )
• convertire documenti
  • v., Trasformare documenti archivistici digitali da un formato, o dalla versione di un formato, in un altro nell’espletamento abituale ed ordinario delle attività (in caso contrario il processo non è una conversione ma una produzione),effettuato con la finalità di garantire la sicurezza, di curare la prevenzione contro possibili sinistri, di conservare, di superare il problema dell’obsolescenza delle tecnologie, di assicurare la compatibilità con hardware o software configurati in modo diverso o di nuova generazione o infine di comprimere l’informazione, lasciando però nel contempo immutata la forma intellettuale dei documenti. (See Also: compatibilità retroattiva, conversione, migrazione con trasformazione, migrazione con trasformazione di documenti archivistici, )
• copia
  • s., Il duplicato di un oggetto, risultante da un processo di riproduzione
• copia autentica
  • s., Una copia certificata da un ufficiale autorizzato a svolgere tale funzione, affinché essa risulti legalmente ammissibile in giudizio. (See Also: copia conforme, copia in forma di originale, )
• copia conforme
  • s., La copia esatta di un documento in cui sia indicato esplicitamente ciò che non poteva essere o non è stato copiato; es: una firma autografa potrebbe essere rimpiazzata su una copia conforme da un'annotazione che precisa che il documento era firmato dalla persone la cui firma appare sull'originale. (See Also: copia autentica, copia di riferimento principale, documento affidabile, documento autentico, documento completo, )
• copia di base
  • s., Un duplicato di un oggetto salvato nel formato di file, nel quale in origine fu prodotto o in cui da ultimo fu utilizzato e salvato, rendendolo così in maggior misura immediatamente accessibile e leggibile all’essere umano nell’ambiente desktop solitamente utilizzato dall’agente produttore.
• copia di riferimento principale
  • s., La istanza di un documento ritenuta dall'autore il suo documento ufficiale e solitamente soggetta a controlli procedurali non richiesti per altre istanze. (See Also: copia autentica, copia in forma di originale, documento autenticato, documento autentico, documento di riferimento principale, documento ufficiale, versione di riferimento principale, )
• copia in forma di originale
  • s., Una copia identica all'originale e che produce gli stessi effetti, ma generata successivamente. (See Also: copia autentica, copia conforme, copia di riferimento principale, documento affidabile, documento originale, )
• crittografia
  • s., L’attività e lo studio della protezione delle informazioni trasformandole (criptandole) in un formato illeggibile, denominato testo cifrato. Solamente coloro che possiedono una chiave segreta (privata) possono decifrare (o decrittare) il messaggio in testo semplice. (See Also: cifratura, )
• custode
  • s., Una persona o un istituzione che ha responsabilità o custodia (di un bambino, di documenti o di altri oggetti di valore). (See Also: catena di conservazione, controllo amministrativo, controllo intellettuale, custodia, custodia ininterrotta, )
• custode fidato
  • s., Un soggetto conservatore che può dimostrare di non aver alcun interesse ad alterare i documenti archivistici conservati o consentire che altri li alterino ed è in grado di rispettare tutti i requisiti per la conservazione di copie autentiche di documenti archivistici. (See Also: condizione di autenticità, requisiti minimi di autenticità, responsabile del servizio archivistico, responsabile della conservazione dei documenti, )
• custodia
  • s., La responsabilità sostanziale della tutela di archivi correnti o storici che si fonda sulla disponibilità di fatto del loro possesso materiale, ma che non implica necessariamente un annesso titolo legale. (See Also: catena di conservazione, controllo amministrativo, controllo intellettuale, custode, custodia ininterrotta, )
• custodia ininterrotta
  • s., Un passaggio tracciabile e ininterrotto nella tutela, nel controllo e generalmente nel possesso di un complesso documentario dalla produzione alla conservazione, che può servire come mezzo per salvaguardare l’autenticità dei documenti archivistici. (See Also: catena di conservazione, controllo amministrativo, controllo intellettuale, custode, custodia, )
• dati
  • s., Le più piccole unità di informazione dotate di significato.
• dati analogici
  • s., Le più piccole unità informative significative, espresse come segnali elettronici rappresentabili con variabili continue continui o strutture/pattern modelli meccanici fissati su un supporto analogico. (See Also: analogico, supporto analogico, )
• dati digitali
  • s., Le più piccole unità di informazione dotate di significato, espresse da bit in formato binario che sono codificati in formato digitale e fissati su un supporto digitale. (See Also: dati analogici, )
• decompressione
  • s., Riportare un’immagine compressa o dati compressi al loro stato non compresso. Alcuni metodi di compressione comportano una perdita di informazione tale che l’immagine o i dati non più compressi non sono equivalenti a quelli originali.
• definizione di tipo di documento
  • s., (DTD) La definizione di un tipo di documento in SGML o XML, che è composta da un insieme di segni di marcatura e dalla loro interpretazione.
• deposito istituzionale
  • s., Un insieme di servizi che un'istituzione offre ai membri della sua comunità per la gestione e disseminazione di materiali digitali prodotti dall'istituzione e dai membri della sua comunità.
• descrivere documenti
  • v., Registrare informazioni sulla natura e la struttura dei documenti destinati alla conservazione permanente e sul loro contesto giuridico-amministrativo, di provenienza, procedurale, documentario e tecnologico, come pure informazioni riguardanti qualsiasi cambiamento i documenti abbiano subito dal momento in cui furono inizialmente prodotti. (See Also: descrizione archivistica, )
• descrizione archivistica
  • s., L’elaborazione di una rappresentazione accurata di una unità di descrizione e delle parti che eventualmente la compongono attraverso la raccolta, l’analisi, l’organizzazione e la registrazione di informazioni che permettano di identificare, gestire, localizzare ed illustrare il materiale documentario e il contesto ed i sistemi di archiviazione che lo hanno prodotto (See Also: controllo amministrativo, controllo intellettuale, descrivere documenti, )
• destinatario
  • s., Persona/e a cui il documento è indirizzato o a cui il documento è destinato.
• digitale
  • a., La rappresentazione di un processo fisico per mezzo di valori discreti, in formato binario. A differenza della rappresentazione analogica di un oggetto o di un processo fisico, una rappresentazione codificata in digitale non ha somiglianza con l’originale. (See Also: analogico, )
• diritti di accesso
  • s., L’autorizzazione all’accesso di un sistema con facoltà di redigere, classificare, registrare, recuperare, corredare di note, leggere, spostare o scartare informazioni, conferita ad impiegati e dirigenti all’interno di un organizzazione o di un ente. (See Also: limitazioni di accesso, )
• diritto d'autore
  • s., Un diritto di proprietà in un lavoro d'autore originale (quali un'opera letteraria, musicale, artistica, fotografica o cinematografica) memorizzato su qualunque mezzo tangibile di espressione, in grado di fornire al detentore il diritto esclusivo di riprodurre, adattare, distribuire, rappresentare ed esporre l'opera.
• disco video digitale
  • s., (DVD) Un tipo di supporto digitale ottico a uno o due lati, che è capace di memorizzare da 4.7 a 8.5 gigabyte di dati digitali su due continue, microscopiche tracce o solchi a spirale, che sono incisi e letti da un raggio laser. Le sue specifiche di formato logico sono regolate dalla specifica di Formato di Disco Universale (Universal Disk Format – UDF). Sin. disco versatile digitale. (See Also: supporto digitale, )
• documentazione
  • s., Tutto il materiale che serve principalmente a descrivere un sistema e a renderlo comprensibile in modo più rapido, più che a contribuire in qualche modo al funzionamento del sistema vero e proprio. La documentazione viene classificata di frequente a seconda delle finalità; così per un determinato sistema possono esserci documenti di specifica dei requisiti, documenti di progetto e così via. A differenza della documentazione orientata verso lo sviluppo e la manutenzione del sistema, la documentazione per l’utente descrive quegli aspetti del sistema che interessano l’utente finale.
• documenti con indice di classificazione
  • s., Un documento, posto in essere o ricevuto dal produttore, al quale è stato attribuito un indice di classificazione in base al titolario di classificazione. (See Also: classificazione, codice di classificazione, titolario di classificazione, )
• documento (archivistico)/atto
  • s., Un documento formato o ricevuto nello svolgimento di un’attività pratica come strumento o prodotto di questa attività, e archiviato per ulteriori azioni o per consultazione. (See Also: allegato, attributo di un documento, bozza/minuta, caratteristica di un documento, copia autentica, copia conforme, copia di riferimento principale, copia in forma di originale, documenti con indice di classificazione, documento abilitante, documento affidabile, documento analogico, documento attivo, documento autenticato, documento autentico, documento completo, documento di accessione, documento di riferimento principale, documento digitale, documento dinamico, documento elettronico, documento identificato, documento individuato, documento istruttivo, documento originale, documento perfezionato, documento prodotto, documento prodotto, documento ricevuto, documento ufficiale, elemento di un documento archivistico, minuta/bozza, prima manifestazione di un documento, produzione del documento, serie, versione di riferimento principale, )
• documento abilitante
  • s., Un documento archivistico codificato in linguaggio macchina che è attivamente coinvolto nello svolgimento di un’azione o un processo. E’ una delle sei categorie funzionali di documenti archivistici con dispositivo, istruttivo, narrativo, probativo, di supporto.
• documento affidabile
  • s., Un documento capace di stare in luogo dei fatti che attesta. (See Also: documento autenticato, documento autentico, documento completo, documento ufficiale, )
• documento analogico
  • s., Una componente, o gruppo di componenti, memorizzata su un supporto analogico e trattata e gestita come un documento. (See Also: analogico, componente analogica, supporto analogico, )
• documento analogico
  • s., Un documento analogico che è trattato e gestito come un documento d'archivio. (See Also: analogico, documento (archivistico)/atto, documento analogico, )
• documento archivistico
  • Vedere: documento (archivistico). Vedere anche: archivi [documenti].
• documento attivo
  • s., Un documento necessario all'autore per compiere l'azione per la quale è stato creato o in quanto oggetto di frequente consultazione. Sin.: documento corrente.
• documento autenticato
  • s., Un documento la cui autenticità è stata dichiarata in un momento specifico del tempo da una persona giuridica dotata dell'autorità di dichiararla (es: pubblico ufficiale, notaio, autorità certificatrice ) (See Also: documento affidabile, documento autentico, documento completo, documento di riferimento principale, documento ufficiale, )
• documento autentico
  • s., Un documento che è ciò che dichiara di essere e che non è alterato o corrotto. (See Also: copia autentica, copia conforme, documento affidabile, documento autenticato, documento completo, documento di riferimento principale, documento originale, documento ufficiale, versione di riferimento principale, )
• documento completo
  • s., Un documento che contiene tutti gli elementi che il suo produttore e l’ordinamento legale richiedono affinché esso abbia la capacità di generare effetti. (See Also: copia autentica, copia conforme, copia di riferimento principale, copia in forma di originale, documento affidabile, documento autenticato, documento autentico, documento di riferimento principale, documento originale, documento ufficiale, versione di riferimento principale, )
• documento di accessione
  • s., Un documento archivistico che attesta l’accettazione della responsabilità della conservazione di un insieme chiaramente identificato di documenti da parte del soggetto responsabile per la conservazione.
• documento di archivio digitale
  • s., Un documento digitale che è trattato e gestito come un documento di archivio. (See Also: digitale, documento (archivistico)/atto, documento digitale, )
• documento di riferimento principale
  • s., Un documento che è considerato dal produttore come documento ufficiale ed è generalmente sottoposto a controlli procedurali che non sono richiesti per altre copie. L’identificazione di documenti di riferimento principale è effettuata da un ufficio di responsabilità primaria come una delle componenti del piano di conservazione. (See Also: copia autentica, copia di riferimento principale, copia in forma di originale, documento affidabile, documento autenticato, documento autentico, documento completo, documento originale, documento ufficiale, versione di riferimento principale, )
• documento di schema
  • s., Un documento conforme a SGML, che definisce la struttura e i contenuti di altri documenti conformi a SGML, in maniera simile ad una Definizione di Tipo di Documento. Sin.: schema di documento.
• documento digitale
  • s., Un componente digitale, o un gruppo di componenti digitali, che è salvato ed è trattato e gestito come un documento. (See Also: documento analogico, )
• documento dinamico
  • s., Un documento archivistico il cui contenuto dipende da dati che potrebbero assumere istanze variabili ed essere conservati in basi di dati o fogli elettronici interni o esterni al sistema nell’ambito del quale è stato prodotto il documento.
• documento elettronico
  • s., Un documento analogico o digitale che è trasportato da un conduttore elettrico e richiede l’uso di attrezzature elettroniche per essere comprensibile da una persona.
• documento identificato
  • s., Un documento prodotto o ricevuto cui sono stati allegati i metadati che ne determinano l’identità (per esempio persone, azioni e date di compilazione). (See Also: documento prodotto, documento ricevuto, )
• documento individuato
  • s., Un documento identificato, che è stato posto in essere o ricevuto dal soggetto produttore dell’archivio e al quale è stato assegnato un indice di classificazione in base al titolario di classificazione ed è stato registrato secondo il sistema di registrazione di protocollo. (See Also: archiviare, codice di classificazione, documento prodotto, documento ricevuto, individuare documenti di archivio, titolario di classificazione, )
• documento originale
  • s., La prima copia, o l’archetipo: il modello dal quale un altro strumento è trascritto, copiato o trae origine. (See Also: documento affidabile, documento autenticato, documento autentico, documento completo, documento di riferimento principale, documento ufficiale, )
• documento perfezionato
  • s., Un documento archivistico che ha partecipato alla fase esecutiva di un procedimento amministrativo e al quale sono stati allegati i metadati che rendono note le azioni effettuate nel corso della procedura, quali la priorità di trasmissione, la data l’orario e/o il luogo di trasmissione, le operazioni svolte, ecc.
• documento prodotto
  • s., Un documento posto in essere o ricevuto che viene individuato come appartenente all’archivio e in esso collocato allo scopo di espletare una pratica o di costituire testimonianza, di solito all’interno di un sistema di formazione dell’archivio. (See Also: acquisire documenti, archiviare, documento prodotto, individuare documenti di archivio, produrre documenti, produzione del documento, produzione documentaria, )
• documento prodotto
  • s., Un documento scritto o completato dal soggetto produttore. (See Also: acquisire documenti, documento identificato, documento ricevuto, )
• documento ricevuto
  • s., Documento trasmesso a un soggetto produttore da una persona fisica o giuridica esterna. (See Also: documento identificato, documento prodotto, )
• documento ufficiale
  • s., La versione completa, definitiva e autorizzata di un documento o una sua manifestazione. (See Also: documento affidabile, documento autenticato, documento autentico, documento completo, documento di riferimento principale, documento originale, )
• dossier
  • s., L’aggregazione di tutti i documenti che appartengono ad uno stesso affare o si riferiscono allo stesso evento, persona, luogo, progetto, o altro argomento (See Also: fascicolo, fondo, serie, )
• e-government
  • s., L'uso di tecnologie dell'informazione, in modo particolare di internet, per migliorare i servizi pubblici per - e le interazioni con - i cittadini (G2C), le imprese e l'industria (G2B), e differenti settori amministrativi pubblici (G2G) attraverso la semplificazione dei processi, e l'integrazione ed eliminazione di sistemi ridondanti.
• e-mail
  • s., Abbreviazione di posta elettronica, un protocollo internet che consente agli utenti di un computer di scambiare messaggi e file di dati in tempo reale con altri utenti, localmente e in rete. (See Also: allegato all'e-mail, )
• elaborazione dati
  • s., L'esecuzione sistematica di una singola operazione o sequenza di operazioni da una o più unità di elaborazione centrale sui dati convertiti in un formato leggibile dalla macchina per ottenere il risultato per il quale l'applicativo che controlla l'elaborazione è stato scritto.
• elemento di dati
  • s., Un componente discreto dei dati.
• elemento di forma
  • s., Una parte costitutiva della forma del documento archivistico, visibile sulla sua facciata. Può essere estrinseco, come un sigillo, o intrinseco, come una sottoscrizione.
• elemento di un documento archivistico
  • s., [diplomatica] Una parte costitutiva della forma documentaria di un documento archivistico; un elemento è un’espressione formale visibile sulla facciata del documento (per esempio una firma).
• elemento estrinseco
  • s., [diplomatica] Un elemento della forma (documentaria) di un documento che costituisce il suo aspetto esteriore. Si veda anche: ELEMENTO INTRINSECO.
• elemento intrinseco
  • s., [diplomatica] Un elemento della forma documentaria di un documento archivistico che costituisce la sua composizione interna e rende nota la procedura alla quale partecipa il documento e il suo contesto immediato. Si veda anche: ELEMENTO ESTRINSECO
• emulazione
  • s., La riproduzione del comportamento e delle risultanze di un software o di sistemi obsoleti attraverso lo sviluppo di nuovo hardware e/o di software che consentano l'esecuzione degli applicativi o sistemi obsoleti sui computer futuri. Sin.: conservazione tramite emulazione. Si veda anche: incapsulamento; strategia di conservazione; etichetta.
• ente
  • s., Un'organizzazione o un gruppo di persone costituiti in base a un atto statutario, identificati con un nome specifico e in grado di agire come soggetto giuridico. (See Also: ente amministrativo, )
• ente amministrativo
  • s., Un organismo amministrativo formalmente delegato ad agire in nome di un organismo di grado superiore. E' una persona giuridica, costituita da persone giuridiche. (See Also: ente, )
• Esibizione legale di informazioni digitali in ottemperanza ad obblighi di legge
  • s., Il processo di raccogliere, preparare, rivedere ed esibire produrre informazioni conservate elettronicamente (ESI) nel contesto del processo giudiziario.
• fascicolo
  • s., Un’aggregazione organica di documenti che sono fra loro correlati per persona, progetto, o altro argomento. Sin.: dossier. (See Also: dossier, fondo, serie, )
• firma digitale
  • s., Una firma elettronica basata sulla crittografia a chiave pubblica. (See Also: crittografia, firma elettronica, )
• firma elettronica
  • s., Una marcatura digitale che ha la funzione di firma, è allegata o è logicamente associata a un documento ed è utilizzata dal firmatario per assumere la responsabilità del contenuto o dare il benestare. (See Also: firma digitale, )
• fissare
  • v., Memorizzare su un supporto in maniera non modificabile. (See Also: salvare, )
• flusso di dati
  • s., Una sequenza di segnali codificati digitalmente usati per rappresentare l'informazione in trasmissione. Detta anche "flusso di dati". Si veda anche: flusso di bit; flusso di byte. (See Also: bitstream, byte stream, )
• fondo
  • s., L’insieme dei documenti che una persona fisica o giuridica accumula in conseguenza delle sue funzioni o attività. Sin.: archivio. (See Also: aggregazione archivistica, dossier, fascicolo, serie, )
• fondo archivistico
  • Vedere: fondo
• forma documentaria
  • s., Le regole di rappresentazione secondo le quali sono resi manifesti il contenuto di un documento, il suo contesto amministrativo e documentario e la sua autorevolezza. La forma documentaria presenta elementi estrinseci e intrinseci
• forma fisica
  • s., [diplomatica] L’insieme degli attributi formali del documento che ne determinano l’aspetto esteriore.
• forma fissa
  • s., Il requisito che garantisce che il contenuto di un documento rimanga completo e inalterato
• forma intellettuale
  • s., [diplomatica] L’insieme degli attributi formali di un documento archivistico che rappresentano e comunicano gli elementi della procedura nella quale il documento si inserisce e il suo contesto immediato, sia documentario che amministrativo. Si veda anche: FORMA FISICA
• formato di dati
  • s., L’organizzazione dei dati all’interno dei file, di solito progettata con lo scopo di facilitare la memorizzazione, il recupero, il trattamento, la presentazione o la trasmissione dei dati per mezzo del software.
• formazione dell'archivio
  • s., La funzione di acquisire, collocare o memorizzare e assicurare la tenuta dei documenti e delle relative informazioni, e l’insieme di regole che governano tale funzione. (See Also: produrre documenti, produzione del documento, produzione documentaria, sistema di tenuta dell'archivio, )
• funzione
  • s., L’insieme delle attività finalizzate alla realizzazione di uno scopo. (See Also: attività, )
• gestione dei documenti
  • s., La sistematica progettazione, realizzazione, tenuta e controllo amministrativo di una infrastruttura per la produzione e gestione dei documenti da parte di un record manager (pubblico ufficiale responsabile della gestione documentaria) per assicurare efficienza ed economicità nella loro produzione, uso, trattamento, controllo, gestione e organizzazione.
• griglia di dati
  • s., La registrazione di entità digitali in uno spazio di nomi logico. Manipolazioni di materiale registrato possono essere eseguite in modo automatico attraverso qualsiasi interfaccia di programmazione di applicazioni (application programming interface - API) informatiche standard.
• identità
  • s., L’insieme delle caratteristiche di un documento che lo identificano in maniera univoca e lo distinguono da ogni altro. Insieme all’integrità, è una componente dell’autenticità
• incapsulamento
  • s., Il processo di legare insieme un documento digitale o un altro oggetto digitale con i mezzi che ne forniscono l'accesso, solitamente in un contenitore che ne descrive il contenuto in modo che sia comprensibile da un'ampia gamma di tecnologie (ad esempio un documento XML). Si veda anche: emulazione; strategia di conservazione.
• individuare documenti di archivio
  • v., Collocare dal punto di vista intellettuale documenti mediante l’attribuzione di indici di classificazione presenti nel titolario di classificazione a documenti posti in essere o ricevuti e l’aggiunta di tali indici di classificazione ai metadati identificativi, e mediante l’attribuzione ai documenti di numeri di protocollo basati sul sistema di registrazione di protocollo e l’aggiunta di tali numeri ai metadati identificativi. (See Also: archiviare, codice di classificazione, documento individuato, documento prodotto, documento ricevuto, titolario di classificazione, )
• informazione
  • s., Un insieme di dati, in particolar modo se organizzati per comunicare una complessa unità di significato
• integrità
  • s., La qualità di essere completo e inalterato in ogni aspetto essenziale
• limitazioni di accesso
  • s., L’autorizzazione che concede la facoltà di leggere un documento di archivio, conferita ad una persona, ad un profilo professionale o ad un ufficio all’interno di un organizzazione o di un ente. (See Also: diritti di accesso, )
• manifestare
  • v., Rendere un oggetto digitale memorizzato in una forma appropriata per essere presentato a una persona (vale a dire in forma leggibile all’uomo) o a un sistema informatico (cioè in linguaggio macchina). Si veda anche: RICREARE
• marca temporale digitale
  • s., Un codice in formato binario apposto ad un documento che indica il momento nel quale è avvenuto un dato evento, come la produzione, la ricezione, la lettura, la modifica o l’eliminazione. (See Also: codice binario, )
• migrazione
  • s., Il processo di spostare o trasferire oggetti digitali da un sistema a un altro. Si veda anche: RIGENERARE; MIGRAZIONE CON TRASFORMAZIONE
• migrazione con trasformazione
  • s., Il processo di conversione o aggiornamento di oggetti o sistemi digitali a una nuova generazione di hardware e /o software informatici. (See Also: conversione, convertire documenti, migrazione, migrazione con trasformazione di documenti archivistici, migrazione di documenti archivistici, recupero dati, )
• migrazione con trasformazione di documenti archivistici
  • s., Il processo di conversione di documenti archivistici nel corso dell’attività abituale e ordinaria di un soggetto ( in caso contrario non si tratta di migrazione ma di produzione) per mantenere la loro compatibilità con una nuova generazione di hardware e/o software informatici , pur lasciando intatta la loro forma intellettuale. (See Also: conversione, convertire documenti, migrazione, migrazione con trasformazione, migrazione di documenti archivistici, )
• migrazione di documenti archivistici
  • s., Il processo di trasferimento dei documenti archivistici da un sistema a un altro per assicurarne la continua accessibilità quando il sistema diventa obsoleto, pur rimanendo intatta la loro forma fisica e intellettuale. (See Also: conversione, convertire documenti, migrazione, migrazione con trasformazione di documenti archivistici, rigenerare, rigenerare documenti, )
• minuta/bozza
  • s., Un documento redatto a scopo di correzione.
• modello di dati
  • s., Il risultato del processo di progettazione della base di dati che è finalizzato ad identificare e organizzare dal punto di vista logico e fisico i dati richiesti. Un modello di dati predice quali informazioni devono essere contenute in una base di dati, come le informazioni saranno utilizzate e come le unità della base di dati saranno in relazione le une con le altre.
• nastro audio digitale
  • s., (DAT) Un tipo supporto digitale magnetico che può memorizzare fino a 4 gigabyte di dati elettronici per cassetta mediante l’utilizzo della registrazione a scansione elicoidale. (See Also: nastro digitale lineare, )
• nastro digitale lineare
  • s., (DLT) Un tipo di supporto digitale magnetico che può memorizzare fino a 35 gigabyte di dati digitali per cassetta mediante l’utilizzo della registrazione longitudinale. (See Also: nastro audio digitale, )
• normalizzazione
  • s., Il processo di produzione e/o memorizzazione di documenti digitali o di altri oggetti digitali in un numero limitato, spesso standardizzato, di dati o di formati di file. Si veda anche: CODIFICA DUREVOLE; STRATEGIA DI CONSERVAZIONE.
• oggetto analogico
  • s., Una aggregazione numerica di un tipo o classe di dati analogici (es. testo, audio, video, immagine). (See Also: analogico, dati analogici, )
• persona competente
  • s., La persona fisica o giuridica cui è attribuita l’autorità e la capacità di agire nell’ambito di una specifica sfera di responsabilità. (See Also: competenza, persona competente, persona giuridica, )
• persona giuridica
  • s., Una entità che ha la capacità o la potestà di agire legalmente e che è costituita da una successione o da una compagine di persone fisiche oppure da un complesso di beni. (See Also: competenza, persona competente, )
• presunzione di autenticità
  • s., Una deduzione dell’autenticità di un documento archivistico ricavata dalla conoscenza del modo in cui tale documento è stato prodotto e tenuto. (See Also: autenticazione, autenticità, condizione di autenticità, requisiti di autenticità benchmark, requisiti minimi di autenticità, valutazione di autenticità, )
• prima manifestazione di un documento
  • s., La forma che ha un documento quando è aperto per la prima volta al momento della ricezione oppure dopo esser stato acquisito e dichiarato come appartenente all’archivio. Vedi anche: DOCUMENTO ORIGINALE.
• procedura documentaria
  • s., Il complesso di regole che governano la produzione di un documento archivistico. Più la procedura risulta standardizzata e rigorosa, più affidabile si presume sia il documento.
• procedura per la formazione
  • s., La procedura che guida la formazione del documento e/o la sua partecipazione all'atto.
• processo di lavoro
  • s., Una serie di regole che governa la realizzazione di operazione.
• produrre documenti
  • v., Formare e archiviare, oppure ricevere e archiviare documenti. (See Also: acquisire documenti, archiviare, documento prodotto, individuare documenti di archivio, produzione del documento, produzione documentaria, )
• produzione del documento
  • s., La prima fase del ciclo di vita di un documento durante la quale esso è formato o ricevuto e quindi archiviato per ulteriori azioni o per consultazione. (See Also: acquisire documenti, archiviare, documento prodotto, individuare documenti di archivio, produrre documenti, produzione documentaria, )
• produzione documentaria
  • s., L’insieme dei principi, delle politiche, delle regole e delle strategie che guida il processo di produzione dei documenti archivistici a partire dai documenti creati o ricevuti. (See Also: formazione dell'archivio, produrre documenti, produzione del documento, )
• prova
  • s., Tutti i mezzi con cui sia provata o confutata ogni presunzione riguardo ad un fatto, la cui verità sia soggetta a indagine.
• raccoglitore
  • s., Una cartella in cui documenti non digitali, appartenenti ad uno stesso fascicolo, sono conservati sciolti, solitamente in ordine cronologico. Un fascicolo può essere distribuito in vari raccoglitori
• recupero dati
  • s., Il processo di recupero di dati o documenti come bit da un supporto digitale danneggiato, degradato od obsoleto, seguito dalle procedure per ristabilire l'intelligibilità dei dati o documenti recuperati. Sin.: archeologia digitale.
• registro di protocollo
  • s., Un tipo di registro in cui sono annotati gli attributi identificativi dei documenti archivistici in arrivo, in partenza e interni, specificando l’azione effettuata.
• requisiti di autenticità benchmark
  • s., Le condizioni che servono da punto di riferimento per la valutazione dell’autenticità dei documenti di archivio in formato digitale di un agente produttore nel corso del processo di selezione da parte del responsabile per la conservazione. (See Also: autenticazione, autenticità, condizione di autenticità, presunzione di autenticità, requisiti minimi di autenticità, valutazione di autenticità, )
• requisiti minimi di autenticità
  • s., Le condizioni minime necessarie per mettere in grado il responsabile della conservazione di dare attestazione dell’autenticità delle copie dei documenti di archivio in formato digitale di un agente produttore affidati alla custodia di detto responsabile. (See Also: autenticazione, autenticità, condizione di autenticità, presunzione di autenticità, requisiti di autenticità benchmark, valutazione di autenticità, )
• responsabile del servizio archivistico
  • s., Un individuo o un ufficio all’interno dell’ente produttore responsabile della tenuta e della gestione dei documenti archivistici del soggetto produttore, che non ha alcun motivo di alterare i documenti archivistici del produttore o consentire che altri li alterino e che è in grado di rispettare tutti i requisiti dei documenti autentici. (See Also: condizione di autenticità, custode fidato, requisiti minimi di autenticità, responsabile della conservazione dei documenti, )
• responsabile della conservazione dei documenti
  • s., L’entità che ha responsabilità di prendere la custodia materiale e legale e di conservare (vale a dire proteggere ed assicurare permanentemente la possibilità di far consultare) copie autentiche dei documenti non più necessari per lo svolgimento delle attività del soggetto produttore che li detiene. Il ruolo del responsabile della conservazione dovrebbe essere quello di un custode fidato per i documenti di un soggetto produttore. (See Also: custode fidato, responsabile del servizio archivistico, )
• responsabilità amministrativa
  • s., La responsabilità di autorità, quali funzionari o figure dirigenziali, la cui sfera di competenza non prevede l'esercizio diretto di un potere politico o giudiziario, ed include lo sviluppo e la realizzazione di procedure operative e la relativa documentazione al fine di assicurare che le azioni intraprese siano gestite nel rispetto delle regole e della sequenza corretta, con l'obiettivo di render conto in qualsiasi momento con precisione del proprio operato.
• ricreare
  • v., Collegare e riunire le componenti digitali memorizzate di un documento per consentirne la riproduzione e manifestazione in forma autentica. Si veda anche: VISUALIZZARE; RIPRODURRE DOCUMENTI ARCHIVISTICI DIGITALI.
• rigenerare
  • s., Il processo di copia del contenuto digitale da un supporto digitale a un altro (compresa la copia su supporto dello stesso tipo). (See Also: conversione, rigenerare documenti, )
• rigenerare documenti
  • Il processo di rinnovo dei documenti archivistici digitali nel corso della usuale e ordinaria attività di un soggetto al fine di assicurarne una accessibilità continua quando il supporto di memoria diventa obsoleto o si deteriora nel tempo, pur lasciandone intatta la forma intellettuale. (See Also: migrazione con trasformazione di documenti archivistici, migrazione di documenti archivistici, )
• salvare
  • v., Fissare un oggetto digitale in memoria non volatile su un supporto digitale. (See Also: fissare, )
• selezione
  • s., Il processo di valutazione dei documenti allo scopo di determinare la durata e le condizioni della loro conservazione.
• serie
  • s., Dossier, unità archivistiche o singoli documenti che sono ordinati secondo un sistema di classificazione o archiviazione o che sono tenuti come un insieme unitario, o perché derivano dallo stesso processo di sedimentazione o di archiviazione, dalla medesima funzione o dalla medesima attività, ed hanno una forma particolare, oppure a causa di una qualche altra relazione derivata dalla loro formazione, ricezione o uso. (See Also: dossier, fascicolo, fondo, )
• sistema analogico
  • s., Ogni sistema che gestisce dati od oggetti analogici, in contrapposizione a un sistema digitale. (See Also: sistema digitale, )
• sistema di conservazione archivistica
  • s., Il complesso dei principi, delle policy, delle regole e delle strategie adottato da un’istituzione o da un progetto archivistico, per assicurare nel tempo la tenuta delle componenti digitali e dell’informazione ad esse associata e per riprodurre i documenti autentici e/o gli insiemi organici di documenti autentici ad esse associati, e realizzato attraverso un processo di interpretazione di strumenti di controllo esterni e l’applicazione di questi ai documenti di archivio selezionati per la conservazione.
• sistema di descrizione archivistica
  • s., L’insieme degli strumenti per la descrizione che consentono il controllo fisico ed intellettuale sui documenti di archivio di un’istituzione o un progetto archivistico. Esso comprende anche, ma non solo, guide, inventari, indici, guide topografiche dei depositi archivistici.
• sistema di recupero
  • s., Un insieme di regole che presiedono alla ricerca e al recupero dei documenti all’interno di un sistema di gestione documentaria, nonché gli strumenti e i meccanismi utilizzati per mettere in atto queste regole
• sistema di selezione
  • s., Le strategie di valutazione, le procedure di monitoraggio e le regole e procedure di scarto all’interno di un sistema di conservazione permanente, insieme agli strumenti e ai meccanismi necessari ad attuare la selezione dei documenti
• sistema di tenuta dell'archivio
  • s., L’insieme delle regole sull’archiviazione, l’uso, la tenuta e la destinazione finale dei documenti archivistici e/o delle informazioni su di essi, nonché degli strumenti e dei meccanismi usati per mettere in atto queste regole. (See Also: formazione dell'archivio, )
• sistema digitale
  • s., Qualsiasi sistema che tratti dati in formato binario, in contrapposizione ad un sistema analogico. (See Also: codice binario, sistema analogico, )
• sistema documentario/archivio
  • s., Il sistema che è formato dai documenti del soggetto produttore, dal suo sistema di tenuta e conservazione dei documenti e che è controllato dalla funzione di gestione dell’archivio.
• sistema giuridico
  • s., Un gruppo sociale, organizzato sulla base di un sistema di regole, che implica tre elementi: il gruppo sociale stesso, il fondamento organizzativo del gruppo sociale, e il sistema di regole vincolanti da esso riconosciute
• soggetto produttore
  • s., La persona fisica o giuridica che forma, riceve e accumula documenti nell'ambito del proprio mandato/missione, delle proprie funzioni o attività. (See Also: competenza, persona competente, persona giuridica, )
• stabile
  • a., Con riferimento al contenuto, non modificabile o modificabile secondo regole prefissate, cioè dotato di variabilità limitata. (See Also: forma fissa, variabilità vincolata, )
• standard de facto
  • s., Uno standard non emanato da alcun organismo ufficiale di standardizzazione, tuttavia largamente usato e riconosciuto come standard dai suoi utenti. (See Also: standard de jure, )
• standard de jure
  • s., Uno standard emanato da un organismo ufficiale istituzionalmente deputato alla normazione, sia esso nazionale (ad es., ANSI), multi-nazionale (ad es., CEN) o internazionale (ad es., ISO). (See Also: standard de facto, )
• stato di trasmissione/versione
  • s., Il grado di compiutezza di un documento, vale a dire se si tratta di una minuta, di un originale o di una copia
• supporto
  • s., L’entità fisica o la sostanza su cui l’informazione può essere o è registrata o depositata (See Also: supporto analogico, supporto digitale, )
• supporto analogico
  • s., Materiale fisico, quale carta, pergamena, pietra, argilla, pellicola o alcuni tipi di nastri magnetici audio e video, utilizzati per immagazzinare dati analogici. (See Also: analogico, supporto, )
• supporto digitale
  • s., Materiale fisico, come un CD, un DVD, un DAT o un disco rigido, utilizzato per la memorizzazione di dati digitali. (See Also: supporto, supporto analogico, )
• tabella di raffronto
  • s., Un grafico o una tabella che rappresenta la mappatura semantica di campi o dati di uno standard di metadati con campi o dati di un altro standard che abbia funzione o significato analoghi.
• tipologia di dati
  • s., La rappresentazione dell'informazione secondo specifiche predeterminate (ad es., file di puro testo, HTML, TIFF, etc.).
• titolario di classificazione
  • s., Un piano per l’identificazione sistematica e la rappresentazione ordinata in categorie sia delle funzioni che caratterizzano l’attività del produttore sia dei documenti dell’archivio, secondo convenzioni, metodi e regole procedurali che seguono uno schema logico. (See Also: classificare, classificazione, codice di classificazione, documenti con indice di classificazione, )
• trasmissione
  • s., Il trasferimento di un documento archivistico nello spazio (da una persona o un’organizzazione a un’altra, oppure da un sistema a un altro), o nel tempo.
• trasmissione
  • s., Il trasferimento di un documento archivistico nello spazio (da una persona o un’organizzazione a un’altra, oppure da un sistema a un altro), o nel tempo.
• trasversale alle piattaforme
  • a., La capacità di un applicativo o di un hardware di funzionare nello stesso modo su piattaforme differenti, facilitata dall'adozione di prodotti e formati di standard aperti. Sin.: indipendente dalla piattaforma; neutrale rispetto alla piattaforma. (See Also: compatibilità, )
• valutazione di autenticità
  • s., La determinazione relativa all’eventuale presenza in un documento di tutti gli elementi formali che si suppongono essere presenti la prima volta che esso è posto in essere oppure che è ricevuto e archiviato. (See Also: autenticazione, condizione di autenticità, presunzione di autenticità, requisiti di autenticità benchmark, requisiti minimi di autenticità, )
• variabilità vincolata
  • s., I cambiamenti nella forma e/o nel contenuto di un documento di archivio in formato digitale che sono limitati e controllati da regole fisse, così che la stessa interrogazione, richiesta o interazione genera sempre lo stesso risultato.
• versione di riferimento principale
  • s., La versione di un documento ritenuta dall'autore il suo documento ufficiale e solitamente soggetta a controlli procedurali non richiesti per altre versioni. (See Also: copia autentica, copia di riferimento principale, copia in forma di originale, documento autenticato, documento autentico, documento di riferimento principale, documento ufficiale, )
• vincolo archivistico
  • s., La rete di relazioni che ogni documento ha con gli altri documenti appartenenti alla stessa aggregazione archivistica (fascicolo, serie, fondo).